Cómo pedir la ficha clínica completa, y qué hacer si el centro se niega

Sin ficha clínica completa no hay peritaje que valga, y una ficha incompleta es la causa más frecuente de que un caso se retrase o se caiga. Este artículo está escrito para que la primera solicitud sea la última.

Qué es exactamente lo que se pide

«La ficha clínica es el instrumento obligatorio en el que se registra el conjunto de antecedentes relativos a las diferentes áreas relacionadas con la salud de las personas, custodiada por uno o más prestadores de salud [...]. Toda la información que surja, tanto de la ficha clínica como de los estudios y demás documentos donde se registren procedimientos y tratamientos a los que fueron sometidas las personas, será considerada como dato sensible.» — Ley 20.584, artículo 12.

Dos cosas que conviene retener. La ficha es obligatoria: si el prestador dice que no existe, está reconociendo una infracción. Y es dato sensible: eso protege al paciente, pero también explica por qué el prestador exige acreditar quién pide y con qué derecho.

El reglamento fija el contenido mínimo (Decreto 41 de 2012, artículo 6): identificación del paciente, número de ficha, registro cronológico y fechado de todas las atenciones con identificación del profesional que la otorgó, evaluación diagnóstica, medicamentos con dosis. Todo lo que no esté ahí, faltando, es un hallazgo.

Quién puede pedirla

El reglamento lo enumera (Decreto 41, artículo 10). La información contenida en la ficha, o copia de ella, total o parcial, puede entregarse a solicitud expresa a:

• El titular, su representante legal o, si el titular falleció, sus herederos.
• Terceros debidamente autorizados por el titular mediante poder notarial simple.
• Los tribunales de justicia, cuando la información se relacione con las causas que estén conociendo.
• Los fiscales del Ministerio Público y los abogados defensores, previa autorización del juez.

Para un estudio jurídico esto significa una cosa práctica: el abogado no puede pedirla en nombre propio. O la pide el paciente, o la pide con un poder notarial simple del paciente. Sin ese poder, la negativa del prestador es correcta, y se pierden semanas.

Cómo pedirla para que llegue entera

Por escrito, con solicitud expresa, y pidiendo copia íntegra. Esa palabra importa: sin ella, muchos prestadores entregan la epicrisis y las notas médicas, y omiten lo que suele contener la cronología más fiable del episodio. Conviene enumerar:

• Notas de evolución médica completas, de todos los profesionales, con fecha y hora.
• Registros de enfermería, incluidos signos vitales y hojas de administración de medicamentos.
• Protocolos operatorios y de anestesia, si hubo cirugía.
• Informes de laboratorio e imágenes con el informe del radiólogo, no solo las imágenes.
• Consentimientos informados firmados, con el documento explicativo que los acompañaba (Ley 20.584, artículo 14).
• Epicrisis e informe de alta (Ley 20.584, artículo 11), que el prestador debe entregar al finalizar toda hospitalización.
• Interconsultas, derivaciones y registros de atención de urgencia.

Y una petición que casi nadie hace: el registro de accesos. El reglamento obliga a que el sistema lleve constancia de las fechas y personas que han accedido a la ficha (Decreto 41, artículo 9). Si más adelante hay una discusión sobre si un registro fue modificado después de los hechos, ese log es lo que la zanja.

Sobre el plazo: lo que la ley dice y lo que no dice

Conviene ser preciso, porque circulan cifras que no están en la norma. Ni la Ley 20.584 ni el Decreto 41 fijan un número de días para entregar la copia al paciente. Lo que la ley exige es acceso oportuno a la información (artículos 12 y 13), y el reglamento, un almacenamiento que «asegure el acceso oportuno» (artículo 8).

Eso no deja al paciente sin herramienta. Deja la herramienta en otro sitio: el procedimiento de reclamo, que sí tiene plazos, y que es la vía cuando el prestador no responde.

Si se niegan o no responden

La Ley 20.584 reconoce el derecho a reclamar el cumplimiento de sus derechos ante el propio prestador institucional, que debe contar con personal habilitado y un sistema de registro y respuesta escrita (artículo 37). El reglamento de ese procedimiento (Decreto 35 de 2012) fija los tiempos:

• El prestador tiene quince días hábiles para responder, contados desde el día hábil siguiente a la recepción del reclamo.
• Si la respuesta no satisface, hay cinco días hábiles desde que se recibió para recurrir ante la Superintendencia de Salud.
• Si el prestador no respondió dentro de plazo, el recurso ante la Superintendencia puede presentarse dentro de quince días hábiles.

El reclamo se presenta en la oficina de informaciones, reclamos y sugerencias del establecimiento, por escrito, guardando copia. Es un trámite administrativo, independiente de la demanda y de la mediación; su valor aquí es obtener la ficha, y de paso dejar constancia escrita de que se pidió y de cuándo.

Y queda la vía judicial directa: los tribunales pueden requerir la ficha cuando se relacione con una causa que estén conociendo (Decreto 41, artículo 10). Una vez iniciada la mediación o la causa, es el camino más rápido cuando el prestador se resiste.

Si dicen que ya no existe

«Las fichas clínicas deben ser conservadas [...] durante el plazo mínimo de quince años contados desde el último ingreso de información que experimenten.» — Decreto 41 de 2012, artículo 11.

Quince años desde la última anotación, no desde la primera atención. Y para eliminarla, transcurrido ese plazo, el prestador debe levantar un acta con el nombre del paciente y el número de ficha (artículo 12); los prestadores públicos necesitan además una resolución que lo autorice. Si le dicen que la ficha ya no existe, pida el acta de eliminación. Si no la hay, la ficha debería existir, y su ausencia es un hecho que pesa contra quien debía custodiarla.

Cuando ya la tiene

Lo primero no es leerla: es saber si está completa. Un expediente al que le falta el protocolo operatorio o el registro de enfermería de un turno puede parecer completo y no permitir pronunciarse sobre nada. La revisión de admisibilidad empieza exactamente ahí: cronología reconstruida, inventario de lo que falta y qué diligencia lo consigue. Y antes de eso, la revisión de suficiencia —si lo que hay alcanza para pronunciarse— no se cobra y se responde en 24 horas hábiles.

Este artículo no constituye asesoría jurídica ni clínica individual: los plazos, la vía procesal y la calificación jurídica son materia del abogado y del tribunal.